27 avril 2021

En 2020, la pandémie de Covid-19 a vu une augmentation drastique du nombre de réunions par visioconférence. Cette nouvelle façon de communiquer a permis aux écoles et à de nombreuses entreprises de continuer à travailler tout en restant à la maison. Des outils gratuits et faciles à utiliser ont proliféré pour continuer la productivité, l’apprentissage et l’interaction sociale pour des millions de personnes. Il n’en reste pas moins que nous ressentons une fatigue de plus en plus importante en restant devant les écrans à longueur de journées et l’attention devient difficile.

Les appels vidéos sont évidemment différents des conversations en face à face. La plupart du temps, les mêmes tâches peuvent être accomplies à distance. Et, ils deviendront rapidement une « seconde nature ». Il faut donc les accepter et leur accorder la même attention et le même enthousiasme qu’auparavant.

Quelles solutions face à cette situation ? Comment trouver les bonnes pratiques pour que ces outils indispensables à l’apprentissage et la productivité deviennent plus faciles à vivre ?

Etre concentré(e) ou faire plusieurs choses en même temps ?

Nous sommes tous persuadés que nous pouvons faire plusieurs choses en même temps. Et c’est ce qui se passe quand nous sommes en réunion en visioconférence toute la journée. Il faut finir tel ou tel dossier, répondre à un SMS, traiter un mail urgent, organiser les journées suivantes.

Mais, le cerveau ne peut pas faire plusieurs choses à la fois. Il cherche sans cesse à répondre à nos besoins, et face aux nombres importants d’informations, il fait un tri. Ce tri est appelé chez les scientifiques : l’attention.

Cessons le multitasking ! Je le constate quand je suis en formation en visioconférence. Par exemple, je peux voir les yeux qui lisent un courriel pendant un exposé ou qui se baissent vers un téléphone portable.

En effet, si on se met à faire attention à tout, notre cerveau sera vite submergé. Même avec 100 milliards de neurones, il y a un goulot d’étranglement.  On ne peut porter attention que sur une activité à la fois. Par exemple, deux schémas d’activité ne peuvent pas se superposer, que ce soit un système nerveux ou un réseau neuronal. On a besoin de l’attention pour sélectionner des endroits précis du champ de visioconférence et éviter la surcharge sensorielle.

La « Zoom fatigue » : absence de signes non verbaux

Cette attention demandée lors d’une visioconférence engendre une grande fatigue. Une étude récente, faite par l’Université des sciences appliquées de Ludwigshafen en Allemagne, montre des résultats surprenants : plus de 60 % des personnes interrogées déclarent subir cette fameuse « Zoom fatigue » et 15 % en souffriraient même de façon permanente. Les symptômes relevés par les chercheurs incluent une concentration réduite, une impatience, de l’irritabilité, des maux de tête mais aussi des troubles visuels et des douleurs au dos. En effet, les participants déclarent souffrir de l’absence des signes de communication non verbaux tels que la posture ou les micro-expressions. Ils dénoncent également une certaine frustration face aux problèmes techniques qui épuisent leurs capacités de concentration.

4 causes de cette fatigue :

1. Le « eye contact » en gros plan évoque une situation de conflit intense. Se retrouver face à son interlocuteur dont la tête à l’écran est de 15 cm est inconfortable.
2. Se voir dans le miroir tout le temps est stressant.
3. Le champ de visio restreint de la caméra nous cloue sur place et nous prive de mouvement physique.
4. L’effort pour recréer de la communication non verbale est épuisant.

Alors comment rendre productifs les visioconférences et le travail à distance ? Comment faire de cette révolution technologique un nouvel atout ? Il s’agit de ne plus subir ce nouvel outil mais de se l’approprier ?

L’outil au service de la pédagogie et non l’inverse

L’appel vidéo est devenu incontournable pour collaborer efficacement avec l’équipe, avec les élèves, les stagiaires…lorsque l’on travaille à domicile. Réunions de groupe, formations, téléconférences, webinars, ou simple conversation entre collègues, les outils de visioconférence sont nombreux : Zoom, Team’s, Google Hangouts, Skype, Whereby, LiveStorm, Jitsi, Blizz, U Réunion, Webex, ezTalks…

La technologie est venue désintermédier des moments déjà particuliers dans la vie d’une entreprise et de ses collaborateurs :

– D’un côté il y a ceux qui aimaient prendre la parole en public ; ceux qui prenaient du plaisir dans la relation avec leur auditoire : scruter les réactions, adapter son discours. Et qui d’un coup, se sont sentis coupés de leur carburant…

– Et de l’autre, ceux qui n’étaient déjà pas très à l’aise avec l’exercice et qui ont vu apparaître des nouveaux outils, la caméra et des nouvelles plateformes, et ainsi venir ajouter une dose supplémentaire de stress dont ils se seraient bien passés…

Que l’on aime ou non, nous devons faire face à des désagréments qui nous poursuivent en visioconférence comme en présentiel. Les yeux rivés sur les écrans des smartphones ou d’ordinateur, ont été remplacés par des écrans noirs aux caméras non allumés. Résultats : un sentiment de solitude accru, l’ennui, pire ennemi de l’efficacité, de la motivation et du changement, fatal pour tant de projets.

Mais attention ! La véritable erreur serait de croire que ce mal est inhérent à la visioconférence ou que nous ne pouvons rien y faire. Car finalement il y a de fortes chances pour que toutes ces personnes dont l’ennui transparaît aujourd’hui, et bien… s’ennuyaient déjà avant ! De la même façon que Powerpoint n’est pas responsable des présentations moches et inefficaces, la visioconférence n’est pas responsable des présentations soporifiques.

Au contraire, cet outil est une véritable chance car elle met en lumière ce qu’il était de temps de corriger depuis un certain temps.

L’outil, quel qu’il soit, est au service de ceux qui apprennent et de ceux qui aident à apprendre.

Réussir ses visioconférences c’est en faire un moment « Utile et Agréable », quel que soit le challenge que vous rencontrerez : qu’il s’agisse de la construction d’un propos, d’un support ou bien même du déroulé général de la réunion !

Le délicat dilemme de l’implication

Les visioconférences nous accompagneront dans le monde d’après, il faut faire avec et accorder un intérêt tout particulier car elles remplaceront nos réunions traditionnelles. Alors autant y aller et se donner tous les moyens pour une réussir ses moments.

Voici 3 conseils et astuces (parmi tant d’autres) pour améliorer chacune de vos prises de parole en visioconférence :

– Bien structurer le message

Vous le savez déjà : réussir à maintenir l’attention de son auditoire lorsque l’on est en visioconférence est beaucoup plus difficile qu’en présentiel. Vous ne pouvez pas croiser directement le regard des gens, la gestuelle et le non verbal sont limités pour amplifier les propos et surtout impossible de monitorer ! Il n’y a plus que vous, votre discours et votre support de présentation en partage d’écran pour capter l’attention. Mission impossible ? Non ! L’enjeu n’est pas de capter discours est structurée pour donner envie aux personnes en face de leurs écrans de vous écouter.

– Soigner la mise en scène

On pourrait penser qu’en visioconférence le non verbal disparaît. Et pourtant, 90% du non verbal reste toujours présent : le visage, la posture, la voix, … Le non verbal des interlocuteurs disparaît peut-être pour vous, mais n’oubliez pas que celui que l’on écoute et que l’on regarde, c’est vous. Il est donc primordial d’apporter un soin particulier pour le mettre en valeur ! Imaginez votre réunion comme si vous étiez un animateur radio. Ils n’ont pas d’image donc ils se focalisent sur les mots et la voix. Ils ont une facilité à rebondir et à nous captiver.

– Lumière, Son & Décor :

Faites attention à votre éclairage. Essayez autant que possible d’avoir une lumière qui vient éclairer directement votre visage (qu’elle soit naturelle ou artificielle). De la même manière qu’il est important pour de pouvoir lire les visages de ceux qui écoutent, il est important pour eux de bien voir. Il est aussi indispensable de bien soigner le cadrage de son écran. Aucun public n’apprécie de voir vos mains ou votre torse plutôt que votre visage ! Attention aux doubles écrans qui peuvent dévier le regard. Pensez à bien aligner les écrans pour réussir à faire face à la caméra tout en ayant un œil sur vos notes.

Enfin, il est important de faire attention au décor derrière soi qui pourrait venir déranger ou distraire vos interlocuteurs. Et comme on ne peut pas toujours avoir un arrière-plan digne d’un youtuber : pour vous aider, il existe sur la plupart des plateformes des options d’arrière-plan pour flouter votre fond ou même le remplacer complètement par une photo ou une image.

Ne pas chercher à compenser avec un support plus détaillé. Pensez à prendre soin du public en visioconférence (tout comme en présentiel). On oublie les slides surchargées de tableaux, de données, de bullets points … Et oui, personne n’aime devoir se coller à son écran pour déchiffrer ce qui y apparaît !

Enfin, varier les plaisirs 😉 pour animer une réunion en visioconférence. Proposer des exercices, des échanges en binôme ou par petits groupes, faire des sondages, poser des questions mystères voire farfelues, coconstruire de solutions sont autant d’idées à mettre en place pour une réunion réussie et performante.