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Télétravail – Vers un mode d’emploi

La définition du télétravail avant la crise du Covid 19 sur le site du Ministère du Travail dit que ce dernier « répond à une demande à la fois sociale, économique et environnementale. Plus encore, le télétravail permet une meilleure conciliation entre vie personnelle et professionnelle. »
Si de nombreuses entreprises étaient déjà engagées dans cette démarche avant la crise sanitaire, certaines restaient frileuses invoquant une difficulté de mise en place et le délitement des liens sociaux. 

Mais la crise sanitaire est arrivée et le télétravail, très à la traîne en France, devient le sujet numéro 1 dans le monde du travail. Du jour au lendemain, des millions de personnes se sont retrouvées en situation de travail confiné. Et, le déconfinement nous met face à un débat entre pro et anti-télétravail. Voici un point tellement sensible qu’il est difficile de trancher ! Plutôt que de s’affronter, essayons de trouver un « modus vivendi » ou mode d’emploi pour « re-travailler » le plus sereinement possible.

Quelques chiffres à propos du « nouveau monde du travail »

Une étude a été menée par le cabinet de recrutement Robert Walters sur le télétravail et le retour au bureau après la crise du Covid-19 auprès de 2 000 organisations mondiales, intitulée “Returning to the new world of work” à comprendre “Retour dans le nouveau monde du travail”.

Si trois Français sur quatre, affirme avoir été au moins autant productif, voire davantage, durant cette période, une partie de la population ne souhaite pas faire perdurer cette organisation dans le temps. En effet, 16 % des interrogés déclarent ne pas souhaiter garder un rythme soutenu de “home office”. Ce chiffre différencie clairement la France de ses homologues européens. En effet, le pays qui occupe la première marche du podium est l’Allemagne avec 80 % de la population qui considèrent avoir été autant ou plus productifs durant cette période inédite.

Seulement 16 % des répondants français souhaiteraient travailler tous les jours en home office et se rendre de manière ponctuelle au bureau. Avec ce chiffre, la France est le dernier pays à vouloir adopter cette organisation. Mais cela ne pourra se faire sans changement au sein même de l’entreprise. Près de la moitié des cadres français, 46 %, estiment que les structures doivent évoluer sur l’autonomie et la confiance accordée par le management mais également sur la rapidité et l’agilité dans la prise de décision. C’est un point de vue qui n’est pas nécessairement partagé du côté des entreprises. En effet, l’évolution des techniques managériales et l’efficacité dans la prise de décision ne représentent pas un enjeu prioritaire selon eux. Au contraire, 87 % s’accordent à dire que la priorité va au développement du télétravail par l’acquisition de technologies pour limiter les déplacements professionnels et les investissements digitaux.

Si, comme cela semble être le cas, il y a une vraie volonté de développer le télétravail de manière massive, il faudra repenser l’organisation de travail mais aussi les modes de collaboration et de management car le télétravail est devenu une un gage de qualité de vie au travail.

Le télétravail, une révolution et la liberté !

Le télétravail a fait évoluer la place du travail dans la vie et la société. Nous sommes passés d’une société au sein de laquelle les personnes se définissent par leur emploi et organisent leur vie privée (lieu de vie, loisirs…) en fonction de leur travail, à une situation où les personnes intègrent leur travail dans leur vie privée, et vont adapter leurs horaires à leurs contraintes personnelles.

On reconnaît que certains salariés ont été mieux chez eux et pour diverses raisons. Le salarié a adapté son travail à ses contraintes et ses choix personnels, s’est organisé à son rythme : faire des pauses à d’autres moments que ceux imposés pas l’entreprise, s’habiller comme on veut, etc.  Ainsi, mettre en place le télétravail revient à prendre en compte officiellement le fait que les salariés ont une vie privée.

Pour d’autres, le télétravail est vécu comme une incursion dans leur vie privée. Ils comptent bien garder des frontières rigides, pour se préserver de l’intrusion d’un des deux mondes dans l’autre. Pour certaines personnes, le lieu d’habitation est trop exigu, pas adapté, ou trop de personnes y habitent et le télétravail y est inenvisageable. L’imposer est une source d’anxiété, voire une menace. Car le lieu de travail est aussi un lien important de sociabilisation et d’interactions.

Dans ce contexte, comment bien le pratiquer ?

Il ne faut pas perdre de vue que plus l’on s’éloigne, plus on digitalise et plus il est essentiel d’être  100 % humain. Concernant les compétences à détenir pour un télétravail efficace, les enjeux sont différents pour les collaborateurs et pour les managers.

Pour les collaborateurs, l’enjeu est de rester performant mais aussi visible et lisible. Il faut dans un premier temps avoir une bonne connaissance de soi et une capacité à s’auto-motiver. Il est aussi important de savoir être autonome et de s’auto-organiser, de comprendre son organisation et les ressources de l’entreprise, mais aussi d’identifier les personnes à solliciter en cas de problème. Le collaborateur efficace en télétravail saura également écouter et comprendre les besoins d’autrui tout en se rendant lisible et visible auprès de son supérieur, de ses pairs mais aussi de l’équipe dans laquelle on travaille.

Pour les managers, l’enjeu est différent. Il s’agit de créer et d’optimiser la performance individuelle et collective. Car, le grand défi du télétravail, en dehors des outils, c’est la performance et cette performance passe par les hommes et les femmes de l’entreprise. Ils ont besoin de s’inscrire dans un management moderne où la confiance est présente. Ceci n’est pas toujours évident pour les Français, dont la culture est encore « hiérarchique ». Exception faite des entreprises qui ont évolué avec les Millenials et revu leurs façons de manager. Le manager devra s’appuyer sur des compétences liées à la confiance, la prise de responsabilité, le rapprochement des équipes et le temps consacré à ces derniers.

Il est évident que le rapport au télétravail est une question très personnelle. Il semble inconcevable d’imaginer un monde où tout le monde serait en télétravail, et il est pourtant inenvisageable de faire une croix sur le télétravail. Chacun a son avis à ce sujet. Il est évident que chaque entreprise a ses propres contraintes et que le télétravail est une réflexion centrale à porter. Il est question d’organisation du travail, de management, d’équipements, etc. Quoi qu’il en soit, nous gagnerions à prendre un peu de recul et trouver la meilleure façon de travailler pour chacun.

Voir une formation que j’anime : Télétravail Mode d’emploi. Le télétravail nécessite un accompagnement pour faciliter sa mise en œuvre : communication et organisation.

Voir aussi la vidéo de Julia de Funès sur repenser le travail  https://www.20minutes.fr/societe/2792899-20200606-video-penser-teletravail-philosophe-julia-funes

Et son interview https://www.youtube.com/watch?v=HxnZ6adBGws

Episode 5 : iNov’Assistantes, c’est parti !

Création d’un réseau interne d’entreprise : l’exemple Servier…

C’est dans un contexte mouvementé (COVID 19) que la communauté des assistantes s’est mise en route. C’est d’autant plus louable ! Les alliés stratégiques (ou sponsors) ont été choisis… en avant toute !

La communauté a acquis la visibilité

Organisation et déploiement d’une formation pour les assistantes France. Archimède a dit un jour « donnez-moi un levier et je soulèverai le monde ». C’est cet effet de levier, qui a été utilisé pour la formation “Usages et bonnes pratiques des nouvelles applications informatiques et bureautiques (Teams)” . Et,  une équipe s’est mise en place pour préserver le lien.

Journée mondiale des assistantes : née en 1951 aux États-Unis, cette “célébration” est arrivée en France dans les années 90. Elle met à l’honneur la profession le troisième jeudi d’avril. L’occasion était belle pour mettre en avant la communauté.  A l’aide d’un teasing, des messages des managers envers leur assistante ont été demandés. Que de beaux témoignages ! Des « merci », des marques de gratitude et de reconnaissance pour le travail fourni parfois « dans l’ombre ».  

La réussite d’une communauté ne se jauge  pas au nombre de ses membres mais à ses actions.

En 3 mois, des actions ont mis en valeur la communauté des assistantes.

Groupe de travail « new ways of working », projet stratégique Groupe,  : la communauté des assistantes a été sollicitée dans le but d’accompagner les équipes vers une simplification des process.

Un portail dédié : rendre accessible informations et savoirs est un des objectifs de la communauté. Il s’agit d’un espace collaboratif dédié (refonte de Calleis) pour l’ensemble du Groupe, tout site confondu. Il  regroupe des fiches pratiques, des articles, etc. afin de mettre en contact rapidement les assistantes avec la source de connaissances qu’il leur faut. Ce portail est alimenté par un comité éditorial de 6 assistantes.

L e « bonjour » du matin : l’odeur du café et des croissants ne traversent pas l’écran ! Le “bonjour” du matin, si.

L’esprit réseau est né

Dans son livre « booster sa carrière grâce au réseau », Hervé Bommelauer définit cet « esprit » par des qualités : disponibilité, générosité, sens du partage, etc. Il n’est pas inné. Un entraînement est conseillé. Car, avoir l’esprit réseau ne se résume pas à « être en relation », c’est une posture : être curieux, ouvert d’esprit, avoir la volonté d’apprendre, etc.

En ce qui concerne la communauté des assistantes Servier, le réflexe est pris. Des questions sont posées au réseau, des déjeuners virtuels sont organisés, des liens se sont tissés et de nouvelles connaissances sont venues s’ajouter.

Grande nouvelle : lancement officiel de la communauté le 3 novembre 2020.

Episode 3 : Une formation pour mettre le réseau en route

Créer un réseau interne d’entreprise : l’exemple Servier…

Un accompagnement et un travail collectif en plusieurs étapes

Créer une communauté au travail ne se fait pas tout seul ! En septembre 2019, un groupe d’assistantes, la Core Team (groupe de pilotage),  fait appel à mes services pour les accompagner dans la “refonte” de la “communauté des assistantes Servier”.

Cette communauté se destinait à être un lieu pour apprendre et mutualiser des savoirs entre personnes de même fonction, un espace d’échanges sur les « best practices » de la profession, un endroit où l’on peut discuter avec d’autres assistant(e)s, etc.

Première étape : un état des lieux, résultat d’une enquête de besoins, a recueilli des informations à propos des préférences, des opinions, des besoins ou des suggestions auprès des assistant(e)s cibles.

Deuxième étape : quoi de mieux qu’un SWOT ou FFOM (en amont) pour mettre en évidence les menaces et les freins, les forces et les opportunités et construire un plan d’actions !

Troisième étape : un travail collectif, lors d’une première journée de formation, a conclu à la rédaction de la finalité et des objectifs : quel est l’intérêt de la communauté ? Quel type de réseau ? Quels objectifs poursuivre ? Etc.

Avoir des membres dans un réseau, c’est bien… les fidéliser, c’est mieux !

Quatrième étape : fixer des principes communs, connus de tous et partagés, élément important pour préserver la confiance au sein de la communauté. Ce fut l’étape de la réalisation des règles du jeu pour fixer un cadre protecteur, créer un réseau basé sur le respect, le soutien et la confiance, générer un contexte favorable aux échanges et, surtout, un groupe orienté collectif.

Pas de communauté … sans animation et sans participation !

En effet. Selon Etienne Wenger (pionnier dans l’étude des communautés de travail,  théoricien de la notion des communautés de pratiques dans les années 1990) : ” les communautés de pratique ne sont pas des havres de paix ou de bonté infinie“.

Alors, qui dit «communauté» dit « membres », qui dit «membres» dit «humains», qui dit « humain » dit « relations » … et donc, parfois jalousie, intrigues et tensions.

Cinquième étape : la participation active est le garant de la réussite de la communauté ; les actions sont allées dans ce sens :

  • “Conditionner” l’entrée dans la communauté à un réel intérêt.
  • Faire prendre conscience que les membres s’engagent dans une relation exigeant un minimum de participation.
  • Et, pour les ” animatrices”, faciliter et valoriser leur sentiment d’appartenance à cette communauté.

Dans cette optique, les rôles de facilitatrices et de coordinatrices ont été définis. Sixième étape : nous avons donc « planché » sur leur définition et sur une charte.

Florence, assistante, lead de la communauté témoigne :  « Je souhaitais cette communauté de toutes mes forces pour donner une identité forte au métier et lui donner un sens, accroître les compétences en connectant nos talents et contribuer à un projet Transformation Groupe.  En bref, j’ai envie que la communauté soit une référence pour TOUS les collaborateurs Servier ».

Episode 2 : D’un réseau à un autre …

Création d’un réseau interne d’entreprise : l’exemple Servier…

De CALLEIS à iNOV’ASSISTANTES ou l’histoire de la première communauté d’Assistantes Servier

« Networking or not working », c’est ainsi que les Américains résument l’impact du réseau sur leur travail. La forme est lapidaire mais, elle parle à tous ceux qui ont créé ou qui appartiennent à un réseau interne à leur entreprise. On utilise bien son réseau d’amis pour trouver un plombier, alors pourquoi pas pour développer sa carrière. Dans un environnement professionnel où le travail collaboratif et la mutualisation des savoir-faire sont indispensables, il est impossible d’imaginer que  chacun(e) reste isolé(e) à faire et refaire les mêmes tâches. C’est ainsi que dans de nombreuses entreprises, des réseaux internes d’assistantes se sont créés. Chez Servier, c’est un bel exemple !

Sandrine, Assistante chez Servier partage son expérience :

Mon premier constat, lorsque je suis rentrée en tant qu’Assistante dans le groupe SERVIER en 2004, a été de constater la complexité des procédures et le cloisonnement d’un département à l’autre. J’étais comme un” voyageur” qui voulait apprendre et découvrir le monde qui l’entoure. J’étais libre, porteuse d’énergie, avec cette formidable envie de partager mes expériences. Chaque changement de poste fut une nouvelle découverte, un nouveau pays, un nouveau langage et il me fallut chaque fois trouver de nouveaux alliés pour comprendre plus rapidement mon nouvel environnement. Le digital, alors en plein essor avec l’arrivée des plateformes collaboratives et des réseaux sociaux, ouvrait peu à peu de nouvelles voies de communication et d’échanges dans notre quotidien.

L’idée de créer une communauté assistante s’imposa à moi comme une évidence : créer du lien, élargir son réseau et structurer l’entre-aide entre les 538 assistantes du groupe SERVIER pour valoriser notre beau métier .

Ainsi est née CALLEIS, le 21 octobre 2014, impulsée par le nouveau réseau collaboratif WIP’s In du groupe.

Une seconde assistante ralliât le projet : nous étions deux, Béatrice et moi. Il nous fallut donner du sens, présenter l’outil, obtenir le go… et trouver un nom, un visuel et expliquer notre démarche.

Le nom de CALLEIS (Καλλείς, Kalleís), divinité grecque, est aussi l’acronyme en Français et en Anglais de :

C ommunauté A ssistantes en L ien L ogique d’ E change I nterne S ervier ou
C ommunity of A ssistant in L ogic L ink of E xchange I nternal S ervier .

Les objectifs de CALLEIS étaient :

  • Promouvoir et valoriser le rôle des assistantes chez Servier.
  • Par le rapprochement, mieux se connaitre et susciter l’entraide quelle que soit notre situation géographique.
  • Constituer un espace digital dédié pour mutualiser les savoir-faire/méthodes/astuces de travail, partager l’annuaire des outils et applications utilisés dans le métier en France et à l’international.
  • Favoriser l’intégration des nouveaux arrivants pour appréhender les exigences du métier grâce à notre communauté.

La belle aventure !

La première année fut “un raz de marée” : l’enthousiasme des premières adhésions, la découverte d’un nouvel outil de partage boosta la démarche. Très vite CALLEIS fut dans le top 3 des communautés les plus actives avec 185 membres et un très bon trafic.

La deuxième année, nous gagnâmes en visibilité, fort de notre popularité avec 235 membres. Cependant, si le trafic était toujours aussi bon, le taux des membres actifs commençait à diminuer.

La troisième année marqua un tournant – comme pour toute communauté dans ces premières années de vie, le trafic stagnait et les adhésions commençaient à s’essouffler, malgré 285 membres enregistrés. Il nous fallait investir toujours plus de temps, trouver des idées innovantes pour garder notre place dans le classement des communautés. Nous faisions face à une compétition féroce, née de la multiplication des communautés par projet ou métier, souvent portés par les assistantes à la demande de leur hiérarchie.

Sans moyen et avec de moins en moins de temps à y consacrer, “nous devions également justifier auprès de nos hiérarchies du bénéfice apporté pour les équipes“.

La quatrième année, nous n’étions plus qu’une dizaine de membres actifs pour 296 adhésions. Bientôt le site CALLEIS, qui avait perdu le sens du partage, se transforma en un blog…

Conclusion : CALLEIS était comme une déesse du passé endormie … Jusqu’à cette journée du 15 novembre 2018 où 250 assistantes furent invitées à partager – au cours du séminaire dédié à leur métiers. Trois mots en ressortait : réseau, mobilité et formation.

Un nouveau projet apparut : de faire renaître une communauté avec une gouvernance élargie, des objectifs renouvelés et de nouveaux canaux de communication : ainsi naissait iNov’Assistante. Nous avons bénéficié de l’accompagnement d’Elisabeth Durand-Mirtain ; nous en remerçions Servier de nous l’avoir accordé. La suite à l’épisode 3 …

Episode 1 : La genèse, le séminaire INNOV’ASSISTANTES

Novembre 2018 – Création d’un réseau interne d’entreprise : l’exemple Servier…

L’organisation d’un séminaire, Inov’Assistantes, POUR les assistantes, PAR les assistantes »

La Core Team : des assistantes impliquées et motivées
“Tout seul on va plus vite, ensemble on va plus loin” (proverbe africain)

Moyen de créer une cohésion dans une équipe, un séminaire est réussi lorsqu’il accroît également la motivation et répond à des objectifs précis. L’objectif du groupe de pilotage d’assistantes Servier était d’une part de créer du lien et d’autre part, de rendre visible et mettre à l’honneur un métier support clé.

Carine, animatrice du groupe d’organisation en parle : « le premier forum des Assistantes du Groupe Servier a réuni 250 assistantes provenant des 5 sites France. Cet évènement avait pour objectif de créer du lien et il a rencontré un grand succès grâce à la mobilisation d’une équipe d’assistantes et l’aide apportée par les services généraux et autres structures transverses. Cette équipe a su mobiliser, motiver et convaincre en interne. Devant cette dynamique et l’enthousiasme que cela a généré, il a été décidé de poursuivre l’aventure, de maintenir et développer ce lien au travers de divers projets, notamment la création d’une communauté ».

Après un speed dating (fort apprécié !) pour se connaître, j’ai choisi d’organiser un world café. Car, il s’agit d’un atelier interactif qui invite au dialogue, rassemble les idées, explore des sujets et fait émerger des idées. “L’exercice” se déroule dans un climat convivial rempli d’échanges constructifs orientés vers l’action.

Plusieurs rangées de tables de 10 personnes ont planché tour à tour sur les thèmes proposés lors de la préparation :

  • Quels savoir-faire doivent être possédés et pratiqués pour s’adapter aux évolutions du métier d’assistant(e)?
  • Quels comportements (savoir-être) doivent être possédés et pratiqués pour s’adapter aux évolutions du métier d’assistant(e) ?
  • Quelles sont mes valeurs ajoutées d’assistant(e) ?
  • Qu’est-ce que l’assistante devrait changer pour être compétitive ?

Le résultat fut probant : des panneaux résumant les travaux et une animation de leur travail par chaque équipe. Exemples ci-dessous.

Tous les ingrédients de la réussite ont été réunis : une organisation bien pensée en amont en coopération avec le groupe de pilotage, un contenu riche faisant place à la créativité et des échanges fructueux dans lesquels tous les participantes ont été impliquées et … que d’émotions partagées !

La journée s’est achevée sur des ateliers l’après-midi et une photo de groupe vu des étages du bâtiment.
Chaque assistante a reçu un exemplaire de mon livre “Assistant.e.s et Office Managers, visez l’excellence”