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La motivation ou comment rallumer son feu professionnel !

Actualités, assistante, office manager

8 décembre 2020

Entre l’incertitude liée à la situation sanitaire, le chomage partiel, le télétravail, notre motivation est mise à rude épreuve. Peut-on imaginer des solutions pour préserver sa motivation ? La motivation est ce qui explique ou justifie une action, c’est un ensemble de raisons qui pousse à agir. Cette définition du Larousse montre bien que la motivation est un moteur. D’ailleurs, l’origine du mot « motivation » vient de MOTIO qui en latin veut dire « mouvement ».  Il s’agit d’un élément déclencheur qui nous pousse ou non et qui va nous mettre en mouvement.

Décortiquer les différentes composantes de la motivation pourra nous permettre de trouver de nouvelles pistes.

La motivation et de ses différentes composantes

Est-ce qu’il suffit de donner des primes pour motiver ? C’est ce que pensent, un peu rapidement, certaines personnes. Combien de fois entendons-nous en effet que le principal levier de la motivation est la récompense. Et, si c’était plus complexe que ça ?

Pourquoi, par exemple, certaines personnes s’investissent avec autant de ferveur dans des actions peu rémunératrices ? Surtout aujourd’hui où notre liberté de se déplacer et d’interagir est réduite. Qu’est ce qui nous motive à faire quelque chose, à prendre telle ou telle décision, à prendre un risque ou à faire un effort ? D’où vient la motivation ? Quelles sont ses composantes ? On parle des 3 piliers de la motivation, mais aussi de la motivation intrinsèque et extrinsèque.

Les trois piliers de la motivation : sens, maîtrise et autonomie

Le Sens

Pour Daniel Pink[1], la motivation repose sur trois piliers. Le premier est celui du sens. Pourquoi a-t-on besoin de savoir pourquoi nous faisons les choses ?  Selon lui, cela touche aux valeurs. Nous ne sommes réellement motivés que lorsque nous faisons quelque chose dans un but plus grand que nous ; quand nous sommes engagés avec une équipe 3 dans un objectif commun ou dans des valeurs communes.

La maîtrise du travail ou de la tâche à accomplir

Pour D.Pink, la maîtrise est d’abord un état d’esprit associé au sentiment d’efficacité. La tâche à accomplir ne doit pas être simple mais pas insurmontable non plus. Le goût de l’effort trouve son importance. Le plaisir de l’avoir surmonté prend toute sa dimension. Nous sommes motivés quand nous avons le sentiment d’être efficace et utile.

L’autonomie

Le moteur de l’autonomie est le choix. Être autonome est la capacité pour une personne de se diriger elle-même dans le monde. C’est donc de choisir ce que l’on fait (la tâche), comment la faire  (la manière), avec qui (l’équipe) et pour combien de temps (le temps).  Ce que Pink appelle les 4T de l’autonomie : Task, Technique, Team, Time.

« Be hungry, be foolish » – Steve Jobs

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Motivation intrinsèque et extrinsèque

On en parle depuis les années 80 ! Pour faire simple, l’intrinsèque est ce que l’on a en nous et nous motive. L’extrinsèque est ce que l’on nous brandit à l’extérieur comme une promesse. La motivation intrinsèque est le moteur interne qui nous fait agir ; elle est conduite par l’intérêt ou le plaisir sans attente d’une récompense venant de l’extérieur.

En résumé, je fais cela car j’ai plaisir à le faire et non parce que j’en attends quelque chose.

Pour être plus concret, voici quelques exemples de motivation intrinsèque :

  • Faire du sport, parce que c’est amusant et que vous l’aimez plutôt que de le faire pour gagner un prix.
  • Apprendre une nouvelle langue, parce que vous aimez expérimenter de nouvelles choses, pas parce que votre travail l’exige.
  • Passer du temps avec quelqu’un, parce que vous appréciez sa compagnie et non parce qu’il peut améliorer votre statut social.
  • Nettoyer parce que vous aimez un espace bien rangé plutôt que de le faire pour éviter de mettre votre conjoint en colère.
  • Jouer aux cartes, parce que vous aimez le défi au lieu de jouer pour gagner de l’argent.
  • Faire de l’exercice, parce que vous aimez stimuler physiquement votre corps au lieu de le faire pour perdre du poids ou rentrer dans une tenue.
  • Faire du bénévolat, parce que vous vous sentez satisfait(e) et comblé(e) plutôt que d’en avoir besoin pour répondre à une exigence scolaire ou professionnelle.
  • Courir, parce que vous trouvez cela relaxant ou parce que vous essayez de battre un record personnel, pas pour gagner une compétition.
  • Assumer plus de responsabilités au travail, parce que vous aimez relever des défis et vous sentir accompli(e), plutôt que d’obtenir une augmentation ou une promotion.
  • Peindre un tableau, parce que vous vous sentez calme et heureux quand vous peignez plutôt que de vendre votre art pour faire de l’argent.

La motivation extrinsèque est, au contraire, une action provoquée par une raison extérieure : l’appât du gain, l’argent, la gloire, la notoriété ou encore la peur d’être puni, sanctionné ou même la pression sociale. Bref, « le bâton ou la carotte » !

Voici des exemples de motivations extrinsèques :

  • Participer à des compétitions sportives pour obtenir des trophées.
  • Achever les travaux pour de l’argent.
  • Acheter pour obtenir un rabais de fidélité.
  • « Achetez-en un, obtenez une vente gratuite ».
  • Les récompenses pour grands voyageurs.

Ces deux motivations se complètent, nous allons nous investir dans un projet parce que nous aimons concrètement ce que nous faisons au quotidien mais aussi parce nous espérons que notre travail sera reconnu ou parce que nous attendons une prime ou une récompense.

Certains pensent qu’être motivé, c’est consentir à faire un effort pour mener une action dont on attend quelque chose. Il faut donc, pour être motivés, que nous percevions les efforts comme inférieurs au plaisir ou à la satisfaction … que le plaisir soit supérieur à l’effort. On parlera d’une question d’investissement et de retour sur investissement en entreprise !

Si nous n’avons pas confiance en notre capacité à atteindre les résultats visés ou que nous estimons que cela ne nous apportera rien, alors nous ne pouvons être motivés.

La motivation et son corollaire, la démotivation, sont complexes. Il s’agit d’une perception et non de quelque chose de personnel. Ce qui a de la valeur à nos yeux n’a pas la même valeur aux yeux des autres. Ce qui motive certaines personnes n’est pas forcément ce qui motive les autres.

En résumé, la motivation est un ensemble de raisons internes ou externes qui nous poussent à agir. Pour être motivé(e), il faut que les efforts à fournir nous paraissent moins coûteux que les bénéfices tirés de l’action. Tout ceci est donc personnel car les raisons qui nous poussent à agir et les perceptions que l’on a sont variées.  

« La sagesse c’est d’avoir des rêves suffisamment grands pour ne pas les perdre de vue lorsqu’on les poursuit » – Oscar Wilde

Les pistes pour se remotiver

Pour commencer, faire le deuil de l’avant. Le travail « comme avant » n’existe plus : les choses ont changé, les gens ne sont plus les mêmes, nous ne voyons plus nos collègues, nos clients ou nos fournisseurs, l’entreprise est transformée. La distance est de mise.

Adopter la « stratégie du rétroviseur » est une erreur, faire face à la réalité devient une obligation. Il est important de faire un état des lieux factuels pour affronter cette réalité. Poser sur la table tous les éléments de changement que l’on souhaite prendre pour amorcer la suite.

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Temporiser

La crise a accentué l’anxiété des personnes qui n’arrivent pas à choisir, ceux qui ont peur de passer à côté d’un belle opportunité. Faut il quitter son job pour partir dans le Perche ? Faut il s’accrocher à son CDI ? Laissons les questions lourdes dans les tiroirs et temporisons. Changer de vie peut paraitre la solution, mais une modification de carrière ou de vie, se mûrit. Dédier toute son energie à sa situation actuelle, est un premier pas. Et surtout rester simple dans ce qui nous motive.

« Vis comme si tu devais mourir demain » – Gandhi

La politique des petits pas ou des petites victoires.

Parce que demain est incertain, laissons les objectifs à long terme de côté et sortons les priorités du moment, c’est-à-dire allons vers ce qui est ancré dans le présent.

Partons à la recherche de résultats concrets pour une satisfaction rapide. Mobilisons notre attention sur le « beau et le positif ».

La motivation pourrait sans doute se cacher dans le changement. On n’entend qu’il faut se réinventer. Avons pas le temps ou l’énergie pour faire cela ? Rien ne sert d’aller à contre courant, il est moins fatiguant de s’adapter à la situation pour ne pas se laisser dépasser. La situation d’aujourd’hui n’est pas une menace ou une complication, c’est un nouveau défi. Il pourra s’avérer comme une nouvelle opportunité pour se repositionner et acquérir de nouvelles compétences.

Recréer une dynamique pour permettre de retrouver du sens et de la motivation dans l’action.

Quelques pistes pour aider à retrouver une motivation intrinsèque

  • Recherchez le plaisir au travail et dans vos activités ou trouvez des façons de rendre les tâches engageantes pour vous-même.
  • Mobilisez votre attention sur le « beau » et le positif : nous avons tous la capacité à nous émerveiller.
  • Trouvez un sens en vous concentrant sur votre valeur, le but d’une tâche et la façon dont elle aide les autres.
  • Continuez à vous surpasser en vous fixant des objectifs réalistes qui mettent l’accent sur la maîtrise d’une compétence et non sur les gains externes.
  • Aidez quelqu’un dans le besoin, qu’il s’agisse d’un ami qui a besoin d’un coup de main à la maison ou d’une soupe populaire.
  • Créez une liste des choses que vous aimez vraiment faire ou que vous avez toujours voulu faire et choisissez dans cette liste.
  • Participez à un jeu et concentrez-vous sur la camaraderie et la qualité de votre performance plutôt que sur la victoire.
  • Avant de commencer une tâche, visualisez un moment où vous vous êtes senti fier et accompli et concentrez-vous sur ces sentiments pendant que vous travaillez à la conquête de la tâche.

[1] Journaliste et auteur américain.

Le statut d’indépendant mérite que l’on s’y intéresse

Actualités, assistante, Freelance, Indépendant, Non classé, office manager, ,

9 septembre 2020

Le statut d’indépendant mérite que l’on s’y intéresse

Être indépendant (pour son travail) c’est ne plus avoir la sécurité des revenus réguliers, ne plus compter ses heures de travail, faire face à la solitude, payer “beaucoup” de charges … C’est aussi être libre d’organiser son agenda et de choisir son fonctionnement. C’est surtout une démarche dont la réussite est assurée par trois mots : la passion, la volonté et l’attitude positive. Ces trois mots reviennent sans cesse quand on demande à un indépendant pourquoi il a fait ce choix.

Il faut dire qu’il y a 25 ans, l’entrepreneuriat n’était pas aussi répandu et attractif qu’aujourd’hui. Il était réservé aux autodidactes ou se transmettait de père en fils. Depuis, on assiste à une vague entrepreneuriale sans précédent, les chiffres sont là, plus de 15 millions de français ont envie de créer leur entreprise et 691 000 ont été créées en 2018. Même si les crises économiques, le chômage et la faiblesse des salaires ont encouragé cette vague, le besoin d’indépendance est une des motivations essentielles qui pousse de plus en plus de personnes à sauter le pas et à se lancer en tant qu’indépendants.

La Passion

« La véritable grandeur d’un homme ne se mesure pas à des moments où il est à son aise, mais lorsqu’il traverse une période de controverses et de défis » Martin Luther King

Une récente étude a révélé que plus d’un tiers des gens considèrent que leur emploi ne sert à rien. Ce sont les fameux « bullshit job ». Ils sont nombreux aussi touchés par le « bore out », syndrome de ceux qui souffrent de trop s’ennuyer au travail.

Dans ces conditions, on constate que beaucoup de personnes sont en quête de sens dans leur milieu professionnel. Elles veulent reprendre leur vie en main, retrouver une joie de pratiquer un métier qui leur plaît. En cela, se tourner vers ses passions peut s’avérer un bon choix.

Alors doit-on se tourner vers sa passion pour créer son entreprise ? Les jeunes fraichement sortis de l’école ont la dynamique qui peut leur permettre de se lancer tout de suite dans ce qui leur plaît. Ils n’ont rien à perdre à essayer. Les trentenaires, quadragénaires ou quinquagénaires ont l’avantage de la maturité, ce qui peut les aider dans un projet entrepreneurial impliquant leur passion. Mais d’un autre côté, il leur faudra certainement consentir à des sacrifices.

La volonté / L’ambition

« La volonté trouve, la liberté choisit » Victor Hugo

La démarche de création doit s’accompagner de volonté et d’ambition dans la réalisation de son projet. 

La volonté est liée au besoin de réalisation de soi, mais va bien au-delà. Ici le créateur d’entreprise aime se lancer dans des projets difficiles, et essaie de relever des défis. Il a clairement envie d’en découdre et met tout en œuvre pour atteindre ses objectifs.

Elle doit s’assortir d’un minimum d’ambition pour passer le cap de l’indépendance. Une ambition positive, bien entendu, qui est sous-tendue par des objectifs honnêtes, avouables, partagés, par exemple le lancement d’un nouveau concept ou d’une innovation. Pour réussir son défi, l’entrepreneur se remettra naturellement en question lors des périodes difficiles.

Beaucoup d’entrepreneurs sont en recherche d’autonomie, souhaitant prioritairement devenir « leur propre patron ». Leur motivation entrepreneuriale est donc la liberté d’action, une valeur qui dépend de leur nature propre mais qui peut parfois se développer en réaction à un vécu professionnel difficile. Ces entrepreneurs souhaitent faire leurs propres choix, fixer eux-mêmes leurs règles et leurs contraintes, bref jouir d’une large autonomie décisionnelle.

J’ai rencontré une personne qui m’a fait part de son expérience quand elle a fait le choix d’indépendance en se comparant à une grenouille : « Vous mettez une grenouille dans une casserole d’eau que vous commencez à faire chauffer, elle va rester tranquillement dans sa casserole sans se rendre compte qu’elle est gentiment en train de mourir à petits feux !! En revanche vous jeter une autre grenouille (l’autre ayant disparu !) dans une casserole d’eau bouillante, elle ne restera pas longtemps dans l’eau, son reflexe sera de ressortir immédiatement pour ne pas mourir ». Cette histoire simple montre à quel point une situation qui parait douillette et protectrice, comme le salariat, peut être la pire des situations à termes. Le statut d’indépendant est comme cette grande casserole d’eau bouillante où la passion, la volonté et l’ambition seront les ingrédients pour réagir au mieux.

Une attitude positive

« Chaque difficulté rencontrée doit être l’occasion d’un nouveau progrès » Pierre de Coubertin

Un dernier ingrédient est primordial pour le statut d’indépendant surtout en cette période troublée, celle de l’attitude positive.

« Je me félicite chaque jour d’avoir eu le courage de changer de vie professionnelle. Même s’il y a parfois des tensions, des interrogations, des remises en question, tout ce qui me fait évoluer pour finir, même dans les moments moins faciles, je ne regrette pas d’avoir sauté le pas. Car j’ai vraiment le sentiment d’être allée de l’avant », puis-je me dire sans vanité.

Ce statut devient un véritable art de vivre. Qu’il soit le résultat d’un souhait ou d’un élément extérieur contraint près de 90% des indépendants actuels en France déclarent l’être ou le rester pour de nombreuses raisons :

  • La quête de liberté : la possibilité de mieux concilier vie personnelle et vie professionnelle, l’aménagement des horaires.
  • La possibilité de travailler partout (travail nomade), chez soi, en clientèle, à l’étranger, au café… Les espaces de coworking à destination des indépendants fleurissent un peu partout dans le monde.
  • La possibilité de mettre en place sa propre organisation de travail, ses propres méthodes, sa propre stratégie.
  • La quête de sens : une certaine fierté de se construire seul, de récolter les fruits de son travail.
  • La possibilité de varier les missions et les clients ; de choisir sa clientèle et ses partenaires.
  • Les défis professionnels qu’impliquent la vie de travailleur indépendant.

La possibilité de rémunération supérieure qu’en contrat de travail salarié, selon le secteur d’activité et à condition de se constituer un réseau de clientèle suffisant, évidemment.

L’aventure entrepreneuriale se transforme en un véritable outil de développement personnel. L’entrepreneur se fixe des objectifs (faire ce qu’il aime, avoir la vie qu’il souhaite, exercer son métier selon ses valeurs, etc) et est particulièrement attentif aux résultats qu’il peut obtenir. Il essaie de s’améliorer voire de se surpasser pour atteindre son but personnel.

Ce type de motivation entrepreneuriale peut conduire à la réussite si le créateur d’entreprise réussit à développer un regard objectif sur ses qualités et ses défauts, et s’il a réellement envie de progresser par rapport à lui-même et dans ses rapports aux autres.

J’ai rencontré beaucoup de personnes, dont des assistant(e)s, qui souhaitaient devenir indépendant(e), un statut qui plait de plus en plus aux entreprises et qui est souvent demandé. J’ai d’ailleurs coopéré à une formation sur « Devenir Assistant(e) Freelance en 90 jours / formation « réussir son pitch » (module 3, chapitre 3) et animé une conférence sur « Pourquoi faire du marketing de soi » https://formation-assistante-freelance.com/programme-de-formation/ .

Une chose est sûre, rares sont les personnes qui ont fait ce choix disent vouloir revenir en arrière. Bien évidemment la période actuelle n’est pas forcément propice au développement de son activité, mais en faisant ce choix de statut la positive attitude devient la meilleure démarche à adopter … Et je sais de quoi je parle !

Mon livre offert aux 10 premiers inscrits !

Episode 5 : iNov’Assistantes, c’est parti !

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20 avril 2020

Création d’un réseau interne d’entreprise : l’exemple Servier…

C’est dans un contexte mouvementé (COVID 19) que la communauté des assistantes s’est mise en route. C’est d’autant plus louable ! Les alliés stratégiques (ou sponsors) ont été choisis… en avant toute !

La communauté a acquis la visibilité

Organisation et déploiement d’une formation pour les assistantes France. Archimède a dit un jour « donnez-moi un levier et je soulèverai le monde ». C’est cet effet de levier, qui a été utilisé pour la formation « Usages et bonnes pratiques des nouvelles applications informatiques et bureautiques (Teams) » . Et,  une équipe s’est mise en place pour préserver le lien.

Journée mondiale des assistantes : née en 1951 aux États-Unis, cette « célébration » est arrivée en France dans les années 90. Elle met à l’honneur la profession le troisième jeudi d’avril. L’occasion était belle pour mettre en avant la communauté.  A l’aide d’un teasing, des messages des managers envers leur assistante ont été demandés. Que de beaux témoignages ! Des « merci », des marques de gratitude et de reconnaissance pour le travail fourni parfois « dans l’ombre ».  

La réussite d’une communauté ne se jauge  pas au nombre de ses membres mais à ses actions.

En 3 mois, des actions ont mis en valeur la communauté des assistantes.

Groupe de travail « new ways of working », projet stratégique Groupe,  : la communauté des assistantes a été sollicitée dans le but d’accompagner les équipes vers une simplification des process.

Un portail dédié : rendre accessible informations et savoirs est un des objectifs de la communauté. Il s’agit d’un espace collaboratif dédié (refonte de Calleis) pour l’ensemble du Groupe, tout site confondu. Il  regroupe des fiches pratiques, des articles, etc. afin de mettre en contact rapidement les assistantes avec la source de connaissances qu’il leur faut. Ce portail est alimenté par un comité éditorial de 6 assistantes.

L e « bonjour » du matin : l’odeur du café et des croissants ne traversent pas l’écran ! Le « bonjour » du matin, si.

L’esprit réseau est né

Dans son livre « booster sa carrière grâce au réseau », Hervé Bommelauer définit cet « esprit » par des qualités : disponibilité, générosité, sens du partage, etc. Il n’est pas inné. Un entraînement est conseillé. Car, avoir l’esprit réseau ne se résume pas à « être en relation », c’est une posture : être curieux, ouvert d’esprit, avoir la volonté d’apprendre, etc.

En ce qui concerne la communauté des assistantes Servier, le réflexe est pris. Des questions sont posées au réseau, des déjeuners virtuels sont organisés, des liens se sont tissés et de nouvelles connaissances sont venues s’ajouter.

Grande nouvelle : lancement officiel de la communauté le 3 novembre 2020.

Episode 4 : sponsors et communication, deux principes pour la pérennité du réseau

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30 mars 2020

Créer un réseau interne d’entreprise : l’exemple Servier …

Avant de se lancer avec zèle dans la recherche de sponsors, il est important de savoir pourquoi faire un choix, qui peuvent-ils être et pourquoi faire ?

Leurs rôles sont définis :

  • Être un relais auprès du comité de direction, de la Direction des Ressources Humaines : un intermédiaire.
  • Apporter des conseils avisés.
  • Faciliter et soutenir les actions et projets du réseau.
  • Arbitrer, si besoin.

Un ‘bon’ sponsor est reconnu et légitime

Il doit en effet posséder une solide reconnaissance au sein de l’entreprise  et connaître les « ses rouages » : fonctionnement, canaux de communication (formels et informels), leviers des actions, etc.

Les conditions de réussite du sponsoring reposent sur une relation de confiance élevée, des règles de fonctionnement claires et un certain équilibre sponsors/communauté.

La vie d’une communauté est fondée sur la participation

Cette participation peut être plus ou moins active. Il y a un centre et une périphérie à chaque communauté. Le centre possède une légitimité forte, participe avec régularité et échange de manière intense.

Pour favoriser l’adhésion et la participation, le travail fourni a mis en avant des points essentiels :

  • Trouver du sens à sa participation.
  • Comprendre les bénéfices de la communauté.
  • Faire confiance au groupe qui a initié la communauté et la porte.

Se basant sur les travaux d’Edouard Spranger (1882-1963), psychologue et docteur en philosophie, nous avons identifié les leviers de motivation pour appartenir à la communauté. Il en résulte la détermination d’une façon de voir les choses et d’une tournure d’esprit.

Au même titre que notre motivation à se lancer dans une action, chaque assistant(e) prêt(e) à devenir membre de la communauté, activera un levier.

Sera-t-il

  • Cognitif ? Donc, avec l’objectif de comprendre, découvrir et développer ses connaissances ?
  • Matérialiste (pris au bon sens du terme), c’est-à-dire avec l’objectif d’obtenir un retour sur investissement ?
  • Altruiste, afin de s’investir pour aider les autres ?
  • Traditionnaliste et rechercher l’adéquation avec ses valeurs ?
  • enfin, individualiste (toujours au bon sens du terme !) ou « utiliser » la communauté pour atteindre des objectifs personnels ?

La communication tient un rôle prépondérant pour l’avenir de la communauté

Un réseau d’entreprise est d’abord  usage interne. La communication est donc un vecteur d’implication de tous les collaborateurs . Elle permet, pour la communauté, de :

  • Renforcer la confiance grâce à la transparence des informations.
  • Donner des repères.
  • Fédérer les assistant(e)s autour d’actions.
  • Et, faire adhérer les assistant(e)s bien entendu, mais aussi les directions, et les autres collaborateurs de l’entreprise, aux valeurs du métier.

Les outils et les messages  de communication ont été envisagés en sous-groupe : comment répondre aux objections ? Quel(s) arguments développer ? Comment faire passer les messages ? Quelles actions entreprendre ? Etc.

A la fin de ces sessions de formations, la communauté iNov’Assistantes est en route … Les coordonnées GPS sont fixées !

Je suis fière d’y avoir contribué et je félicite la Core Team pour son engagement, sa participation active, ses idées innovantes et son sérieux dans les travaux.

L’épisode 5 présentera les actions menées et l’évolution de la communauté.

Episode 3 : Une formation pour mettre le réseau en route

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15 mars 2020

Créer un réseau interne d’entreprise : l’exemple Servier…

Un accompagnement et un travail collectif en plusieurs étapes

Créer une communauté au travail ne se fait pas tout seul ! En septembre 2019, un groupe d’assistantes, la Core Team (groupe de pilotage),  fait appel à mes services pour les accompagner dans la « refonte » de la « communauté des assistantes Servier ».

Cette communauté se destinait à être un lieu pour apprendre et mutualiser des savoirs entre personnes de même fonction, un espace d’échanges sur les « best practices » de la profession, un endroit où l’on peut discuter avec d’autres assistant(e)s, etc.

Première étape : un état des lieux, résultat d’une enquête de besoins, a recueilli des informations à propos des préférences, des opinions, des besoins ou des suggestions auprès des assistant(e)s cibles.

Deuxième étape : quoi de mieux qu’un SWOT ou FFOM (en amont) pour mettre en évidence les menaces et les freins, les forces et les opportunités et construire un plan d’actions !

Troisième étape : un travail collectif, lors d’une première journée de formation, a conclu à la rédaction de la finalité et des objectifs : quel est l’intérêt de la communauté ? Quel type de réseau ? Quels objectifs poursuivre ? Etc.

Avoir des membres dans un réseau, c’est bien… les fidéliser, c’est mieux !

Quatrième étape : fixer des principes communs, connus de tous et partagés, élément important pour préserver la confiance au sein de la communauté. Ce fut l’étape de la réalisation des règles du jeu pour fixer un cadre protecteur, créer un réseau basé sur le respect, le soutien et la confiance, générer un contexte favorable aux échanges et, surtout, un groupe orienté collectif.

Pas de communauté … sans animation et sans participation !

En effet, selon Etienne Wenger (pionnier dans l’étude des communautés de travail,  théoricien de la notion des communautés de pratiques dans les années 1990) :  » les communautés de pratique ne sont pas des havres de paix ou de bonté infinie« .

Alors, qui dit «communauté» dit « membres », qui dit «membres» dit «humains», qui dit « humain » dit « relations » … et donc, parfois jalousie, intrigues et tensions.

Cinquième étape : la participation active est le garant de la réussite de la communauté ; les actions sont allées dans ce sens :

  • « Conditionner » l’entrée dans la communauté à un réel intérêt.
  • Faire prendre conscience que les membres s’engagent dans une relation exigeant un minimum de participation.
  • Et, pour les  » animatrices », faciliter et valoriser leur sentiment d’appartenance à cette communauté.

Dans cette optique, les rôles de facilitatrices et de coordinatrices ont été définis. Sixième étape : nous avons donc « planché » sur leur définition et sur une charte.

Florence, assistante, lead de la communauté témoigne :  « Je souhaitais cette communauté de toutes mes forces pour donner une identité forte au métier et lui donner un sens, accroître les compétences en connectant nos talents et contribuer à un projet Transformation Groupe.  En bref, j’ai envie que la communauté soit une référence pour TOUS les collaborateurs Servier ».

Episode 2 : D’un réseau à un autre …

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10 mars 2020

Création d’un réseau interne d’entreprise : l’exemple Servier…

De CALLEIS à iNOV’ASSISTANTES ou l’histoire de la première communauté d’Assistantes Servier

« Networking or not working », c’est ainsi que les Américains résument l’impact du réseau sur leur travail. La forme est lapidaire mais, elle parle à tous ceux qui ont créé ou qui appartiennent à un réseau interne à leur entreprise. On utilise bien son réseau d’amis pour trouver un plombier, alors pourquoi pas pour développer sa carrière. Dans un environnement professionnel où le travail collaboratif et la mutualisation des savoir-faire sont indispensables, il est impossible d’imaginer que  chacun(e) reste isolé(e) à faire et refaire les mêmes tâches. C’est ainsi que dans de nombreuses entreprises, des réseaux internes d’assistantes se sont créés. Chez Servier, c’est un bel exemple !

Sandrine, Assistante chez Servier partage son expérience :

Mon premier constat, lorsque je suis rentrée en tant qu’Assistante dans le groupe SERVIER en 2004, a été de constater la complexité des procédures et le cloisonnement d’un département à l’autre. J’étais comme un » voyageur » qui voulait apprendre et découvrir le monde qui l’entoure. J’étais libre, porteuse d’énergie, avec cette formidable envie de partager mes expériences. Chaque changement de poste fut une nouvelle découverte, un nouveau pays, un nouveau langage et il me fallut chaque fois trouver de nouveaux alliés pour comprendre plus rapidement mon nouvel environnement. Le digital, alors en plein essor avec l’arrivée des plateformes collaboratives et des réseaux sociaux, ouvrait peu à peu de nouvelles voies de communication et d’échanges dans notre quotidien.

L’idée de créer une communauté assistante s’imposa à moi comme une évidence : créer du lien, élargir son réseau et structurer l’entre-aide entre les 538 assistantes du groupe SERVIER pour valoriser notre beau métier .

Ainsi est née CALLEIS, le 21 octobre 2014, impulsée par le nouveau réseau collaboratif WIP’s In du groupe.

Une seconde assistante ralliât le projet : nous étions deux, Béatrice et moi. Il nous fallut donner du sens, présenter l’outil, obtenir le go… et trouver un nom, un visuel et expliquer notre démarche.« 

Le nom de CALLEIS (Καλλείς, Kalleís), divinité grecque, est aussi l’acronyme en Français et en Anglais de :

C ommunauté A ssistantes en L ien L ogique d’ E change I nterne S ervier ou
C ommunity of A ssistant in L ogic L ink of E xchange I nternal S ervier .

Les objectifs de CALLEIS étaient :

  • Promouvoir et valoriser le rôle des assistantes chez Servier.
  • Par le rapprochement, mieux se connaitre et susciter l’entraide quelle que soit notre situation géographique.
  • Constituer un espace digital dédié pour mutualiser les savoir-faire/méthodes/astuces de travail, partager l’annuaire des outils et applications utilisés dans le métier en France et à l’international.
  • Favoriser l’intégration des nouveaux arrivants pour appréhender les exigences du métier grâce à notre communauté.

La belle aventure !

La première année fut « un raz de marée » : l’enthousiasme des premières adhésions, la découverte d’un nouvel outil de partage boosta la démarche. Très vite CALLEIS fut dans le top 3 des communautés les plus actives avec 185 membres et un très bon trafic.

La deuxième année, nous gagnâmes en visibilité, fort de notre popularité avec 235 membres. Cependant, si le trafic était toujours aussi bon, le taux des membres actifs commençait à diminuer.

La troisième année marqua un tournant – comme pour toute communauté dans ces premières années de vie, le trafic stagnait et les adhésions commençaient à s’essouffler, malgré 285 membres enregistrés. Il nous fallait investir toujours plus de temps, trouver des idées innovantes pour garder notre place dans le classement des communautés. Nous faisions face à une compétition féroce, née de la multiplication des communautés par projet ou métier, souvent portés par les assistantes à la demande de leur hiérarchie.

Sans moyen et avec de moins en moins de temps à y consacrer, « nous devions également justifier auprès de nos hiérarchies du bénéfice apporté pour les équipes« .

La quatrième année, nous n’étions plus qu’une dizaine de membres actifs pour 296 adhésions. Bientôt le site CALLEIS, qui avait perdu le sens du partage, se transforma en un blog…

Conclusion : CALLEIS était comme une déesse du passé endormie … Jusqu’à cette journée du 15 novembre 2018 où 250 assistantes furent invitées à partager – au cours du séminaire dédié à leur métiers. Trois mots en ressortait : réseau, mobilité et formation.

Un nouveau projet apparut : de faire renaître une communauté avec une gouvernance élargie, des objectifs renouvelés et de nouveaux canaux de communication : ainsi naissait iNov’Assistante. Nous avons bénéficié de l’accompagnement d’Elisabeth Durand-Mirtain ; nous en remerçions Servier de nous l’avoir accordé. La suite à l’épisode 3 …

Episode 1 : La genèse, le séminaire INNOV’ASSISTANTES

Actualités, assistante, office manager, , , ,

5 mars 2020

Novembre 2018 – Création d’un réseau interne d’entreprise : l’exemple Servier…

L’organisation d’un séminaire, Inov’Assistantes, POUR les assistantes, PAR les assistantes »

La Core Team : des assistantes impliquées et motivées
« Tout seul on va plus vite, ensemble on va plus loin » (proverbe africain)

Moyen de créer une cohésion dans une équipe, un séminaire est réussi lorsqu’il accroît également la motivation et répond à des objectifs précis. L’objectif du groupe de pilotage d’assistantes Servier était d’une part de créer du lien et d’autre part, de rendre visible et mettre à l’honneur un métier support clé.

Carine, animatrice du groupe d’organisation en parle : « le premier forum des Assistantes du Groupe Servier a réuni 250 assistantes provenant des 5 sites France. Cet évènement avait pour objectif de créer du lien et il a rencontré un grand succès grâce à la mobilisation d’une équipe d’assistantes et l’aide apportée par les services généraux et autres structures transverses. Cette équipe a su mobiliser, motiver et convaincre en interne. Devant cette dynamique et l’enthousiasme que cela a généré, il a été décidé de poursuivre l’aventure, de maintenir et développer ce lien au travers de divers projets, notamment la création d’une communauté ».

Après un speed dating (fort apprécié !) pour se connaître, j’ai choisi d’organiser un world café. Car, il s’agit d’un atelier interactif qui invite au dialogue, rassemble les idées, explore des sujets et fait émerger des idées. « L’exercice » se déroule dans un climat convivial rempli d’échanges constructifs orientés vers l’action.

Plusieurs rangées de tables de 10 personnes ont planché tour à tour sur les thèmes proposés lors de la préparation :

  • En plein travail
  • On découpe, on colle …
  • Quels savoir-faire doivent être possédés et pratiqués pour s’adapter aux évolutions du métier d’assistant(e)?
  • Quels comportements (savoir-être) doivent être possédés et pratiqués pour s’adapter aux évolutions du métier d’assistant(e) ?
  • Quelles sont mes valeurs ajoutées d’assistant(e) ?
  • Qu’est-ce que l’assistante devrait changer pour être compétitive ?

Le résultat fut probant : des panneaux résumant les travaux et une animation de leur travail par chaque équipe. Exemples ci-dessous.

Tous les ingrédients de la réussite ont été réunis : une organisation bien pensée en amont en coopération avec le groupe de pilotage, un contenu riche faisant place à la créativité et des échanges fructueux dans lesquels tous les participantes ont été impliquées et … que d’émotions partagées !

La journée s’est achevée sur des ateliers l’après-midi et une photo de groupe vu des étages du bâtiment.
Chaque assistante a reçu un exemplaire de mon livre « Assistant.e.s et Office Managers, visez l’excellence »

Assistant.e.s et Office Managers, visez l’excellence

Actualités, assistante, office manager
Assistantes et office managers, visez l’excellence. Elisabeth Durand Mirtain

Un ouvrage professionnel dédié au métier d’assistant(e)s et office managers qui raconte l’histoire d’une assistante, Flavie, dans laquelle tout le monde se reconnaît. Flavie vit des situations simples de la vie professionnelle, celles qui sont vécues par tout(e)s les assistant(e)s, les office managers et les métiers support.

Quel(le) assistant(e) et office manager souhaiterait être laissé(e) pour compte parce qu’il(elle) ne s‘est pas adapté(e) au métier et à ses nouveautés ?

Le constat est simple : il existe peu (ou pas) d’ouvrage professionnel sur le développement personnel dédié à ces métiers. Or, les assistant(e)s, les assistant(e)s de direction, les office managers et tous les métiers support le demandaient, comme le prouve une enquête menée en 2015. En effet, ces fonctions comportent une grande part de compétences comportementales.

Réussir dans son job d’assistant(e) ou d’office manager, c’est miser sur ses talents -parfois cachés- se débarrasser des limitations qui empêchent de réaliser son potentiel, appliquer des méthodes simples et surtout changer d’état d’esprit.

Le livre se présente sous un format facile à transporter et comporte à chaque partie des exercices, des autodiagnostics et des méthodes.